PENGERTIAN MANAJEMEN
A. Arti dan Fungsi Manajemen
Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
B. Jenjang Manajemen
a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajemen senior atau eksekutif kunci. Biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun.
b. Manajemen Madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi.
c. Manajemen Operasional
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.
I. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
A. Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sejak kemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksanaan pekerjaan.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
1. Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
2. Sekolah Perilaku (Behavioral school)
Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
3. Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian.
4. Analisis Sistem
Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan.
5. Manajemen Hasil
manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Adapun keburukannya dapat disebutkan disini antara lain :
· Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
· MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
PERENCANAAN
1. Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (Objective)
b. Kebijakan (Policy)
c. Strategi
d. Prosedur
e. Aturan (Rule)
f. Program
2. Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan Waktu Mendatang
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
c. Memperingan Biaya
3. Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan Tujuan
b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
e. Mengambil Keputusan
f. Menyusun Rencana Pendukung
4. Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
5. Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni :
a. Perencanaan Jangka Panjang
b. Perencanaan Jangka Menengah
c. Perencanaan Jangka Pendek
Perencanaan pembangunan 25 tahun di Indonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang. Era Pembangunan 25 tahun tersebut dapat dipecah-pecah lagi menjadi perencanaan jangka menengah, disebut Pembangunan Lima Tahun (PELITA). Pembangunan Lima Tahun masih dapat dipecah-pecah menjadi perencanaan pembangunan tahunan, digolongkan ke dalam perencanaan jangka pendek.
6. Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan.
b. Perubahan yang sangat cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi, jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.
c. Kekakuan Internal
Kekakuan internal merupakan kekakuan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan; dapat berupa :
(1) kekakuan psikologis,
(2) kekakuan karena adanya adanya prosedur dan kebijakan dan
(3) kekakuan sumber daya dan dana.
d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit dikendalikan dan diawasi oleh para manajer karena sangat berkaitan dengan masalah-masalah : sosial – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian dan sebagainya.
e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternative atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas.
7. Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional tersebut membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
· Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
· Harus bersikap optimis dna mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
b. Alat Pengambil Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : (1) operation research, (2) teori probabilitas, (3) Linear programming. Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan diatas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :
- Analisa Risiko
- Pohon Keputusan (Decision Tree)
PENGORGANISASIAN
A. Pengertian
Ditinjau dari segi prosesnya, pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.
1. Hubungan Informal
Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
2. Hubungan Formal
Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Dalam hubnungan formal terdapat tiga hubungan dasar, yaitu :
1) Tanggung Jawab
2) Wewenang
3) Pertanggung-jawaban
B. Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.
C. Rentangan Kekuasaan
Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawaan dengan efektif serta efisien. Banyak sedikitnya frekuensi antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
1. Latihan dari Bawahan
2. Pendelegasian Wewenang
3. Perencanaan
4. Teknik Komunikasi
D. Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
1. Didasarkan pada Suatu Angka
2. Didasarkan pada Waktu
3. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
4. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
5. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
6. Didasarkan pada Jenis Langganan
E. Karakteristik Struktur Organisasi
1. Keseimbangan dalam Organisasi
2. Fleksibel
PENGARAHAN
· Prinsip_ pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpian yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Pengarahan yang di lakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando
· Cara-cara pengarahan
a. Orientasi
b. Perintah umum & khusus
c. Perintah lisan & tertulis
d. Perintah formal & informal
e. Delegasi wewenang
· Komunikasi
Untuk melakukan komunikasi perlu memperhatikan beberapa prinsip, yaitu :
a. Komunikasi harus jelas
b. Prinsip integritas
c. Prinsip penggunaan orientasi informal
· Motivasi
a. Motivasi positif
b. Motivasi negative
PENGKOORDINASIAN
· Prinsip-prinsip koordinasi
a. Prinsip kontak langsung
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
c. Hubungan timbale balik di antara faktor-faktor yang ada
· Pelaksanaan fungsi koordinasi
Fungsi-fungsi perencanaan,pengorganisasian,harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai.
PENGAWASAN
· Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai.
· Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standard
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
c. Melakukan tindakan koreksi
· Syarat-syarat pengawasan yang baik
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
b. Pengawasan harus melapor setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan.
